Quand le tableur a fait son temps

Un tableur est un excellent premier outil. Il ne demande aucune installation, il se partage en une pièce jointe, et il épouse un processus le jour même où on l'invente. La plupart des outils métier que nous construisons remplacent un tableur, et c'est l'ordre normal des choses : c'est là que le besoin s'est formé, et c'est là qu'il s'est décrit tout seul.

La question n'est donc pas de savoir si le tableur était un mauvais choix. Elle est de savoir à quel moment il cesse d'être le bon.

Le premier signe : la même donnée est saisie deux fois

Un tableur ne connaît qu'une feuille à la fois. Dès qu'une information doit exister à deux endroits, quelqu'un la recopie, et cette personne devient le seul lien entre les deux versions.

La recopie n'est pas un problème de rigueur. C'est une conséquence mécanique du format : le fichier n'a aucun moyen de savoir que la ligne 43 de l'onglet « Planning » et la ligne 12 de l'onglet « Factures » parlent du même dossier. Vous payez chaque jour le prix d'une relation que l'outil ne sait pas exprimer.

Le signal concret à guetter est simple : comptez les gestes qui ne produisent rien. Une ressaisie ne crée aucune information, elle en déplace une. Quand ces gestes occupent une demi-journée par semaine, le calcul devient facile à poser.

Le deuxième signe : une seule personne sait le faire tourner

Un fichier qui a bien vieilli contient des formules, des filtres, des mises en forme conditionnelles, et une convention de nommage qui n'a jamais été écrite. Tout cela tient dans la tête d'une personne.

Tant qu'elle est là, le fichier fonctionne mieux que n'importe quel logiciel. Le jour où elle part en congés, l'entreprise découvre qu'elle dépendait d'un savoir qui n'était documenté nulle part.

Le test qui tranche

Demandez à quelqu'un d'autre de produire le résultat du mois, sans aide. S'il faut appeler l'auteur du fichier, vous ne gérez pas un processus : vous employez une personne qui en tient un.

Le troisième signe : le fichier a des règles que personne n'a écrites

C'est le signe le plus discret, et le plus coûteux. Un tableur accepte tout : une date au mauvais format, un montant dans une colonne de libellés, une ligne insérée au milieu d'une plage nommée.

Un outil métier refuse ce qui n'a pas de sens. Un tableur l'enregistre et vous le rend six mois plus tard.

Les règles existent pourtant, et elles sont connues. Elles vivent dans les échanges, pas dans le fichier :

• un dossier ne peut pas être facturé avant d'être validé ;
• un même client ne peut pas apparaître sous deux orthographes ;
• une pièce manquante bloque l'étape suivante, et personne d'autre ne doit pouvoir la débloquer.

Un tableur ne peut appliquer aucune de ces trois règles. Il peut les afficher en rouge, ce qui n'est pas la même chose.

Ce qu'on regarde avant de proposer autre chose

Ces trois signes disent qu'un processus a dépassé son outil. Ils ne disent pas encore qu'il faut développer.

Avant de proposer quoi que ce soit, nous lisons le fichier avec les personnes qui s'en servent. Il raconte le fonctionnement réel de l'entreprise, celui qui s'est construit à l'usage, et il vaut mieux que n'importe quel cahier des charges rédigé en salle de réunion. Trois questions suffisent le plus souvent à trancher.

1. Le processus est-il propre à votre activité, ou est-il celui de tout le monde ? Dans le second cas, un produit du commerce le couvre déjà, et le développer serait du gaspillage.
2. Combien de temps coûte-t-il aujourd'hui, en heures et par mois ? Sans ce chiffre, aucun arbitrage n'est possible.
3. Qui l'utilisera, et depuis quel poste ? Un outil conçu pour un bureau ne se tient pas d'une main dans un atelier.

Quand les réponses vont dans le même sens, le sur-mesure se justifie, et il se chiffre sur un périmètre précis plutôt que sur une intention. Quand elles n'y vont pas, nous le disons.

Le détail de cette offre est sur la page plateformes métier, et les outils déjà livrés sont ouverts au registre des projets.